Valituskäytäntö
Valitusmenettely Maanomistajille ja Sidosryhmille
Arbonics on sitoutunut ylläpitämään avointa ja läpinäkyvää viestintää kaikkien maanomistajien ja muiden sidosryhmien kanssa koskien työmme ympäristövaikutuksia, sosiaalisia vaikutuksia ja muita vaikutuksia. Ymmärrämme, että hiiliprojekteihimme liittyviä huolenaiheita ja valituksia saattaa ilmetä, ja olemme sitoutuneet käsittelemään ne viipymättä, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi. Tämä valitusmenettely kuvaa toimet, joilla maanomistajat ja sidosryhmät voivat ilmoittaa ongelmista ja miten Arbonics käsittelee ja ratkaisee ne.
1. Valituksen Jättäminen
Jos sinulla on huoli tai valitus koskien Arbonicsin projekteja, käytäntöjä tai yhteistyötä, voit ottaa meihin yhteyttä seuraavilla tavoilla:
- Sähköposti: Lähetä valituksesi osoitteeseen hello@arbonics.com. Kirjoita viestin otsikoksi "Valituksen jättäminen".
- Kirje: Voit lähettää kirjallisen valituksen toimistollemme osoitteeseen
, Attn: Grievance Resolution Team, Telliskivi, 60a-8, Tallinna, Viro
Tehokkaan käsittelyn varmistamiseksi liitä mukaan seuraavat tiedot:
- Täydellinen nimi ja yhteystiedot
- Selkeä kuvaus asiasta, mukaan lukien tärkeät päivämäärät, sijainnit ja asiaan liittyvät henkilöt
- Mahdolliset liitteet tai todisteet, jos saatavilla
- Toivomasi yhteydenottotapa seurantaa varten
2. Valituksen Vastaanoton Vahvistaminen
Arbonics tekee seuraavat toimenpiteet valituksen vastaanotettuaan:
- Vahvistaa valituksen vastaanoton 5 työpäivän kuluessa.
- Antaa valitukselle seurantatunnuksen.
- Ilmoittaa seuraavista vaiheista valituksen käsittelyprosessissa.
3. Valituksen Käsittelyprosessi
Valituksenratkaisutiimi, joka voi koostua Arbonicsin eri osastojen edustajista, käsittelee valituksen seuraavasti:
- Suorittaa alkuarvioinnin selvittääkseen valituksen laajuuden ja monimutkaisuuden.
- Pyytää tarvittaessa lisätietoja tai dokumentaatiota valittajalta.
- Tekee sisäisen selvityksen tilanteen ymmärtämiseksi.
Tavoitteenamme on suorittaa alkuselvitys ja tehdä päätös 30 työpäivän kuluessa valituksen vastaanoton vahvistamisesta. Jos käsittely vaatii enemmän aikaa, tiedotamme siitä ja annamme arvion ratkaisun aikataulusta.
4. Vastaus ja Ratkaisu
Selvityksen valmistuttua Arbonics tekee seuraavat toimenpiteet:
- Toimittaa yksityiskohtaisen kirjallisen vastauksen, jossa esitetään selvityksen löydökset ja ehdotettu ratkaisu.
- Ilmoittaa selkeästi, mitä toimia teemme asian ratkaisemiseksi ja aikataulut korjaavien toimenpiteiden toteuttamiselle.
- Tarjoaa valittajalle mahdollisuuden keskustella tuloksista valituksenratkaisutiimin kanssa, jos lisäselvitystä tarvitaan.
Mikäli ratkaisua ei saavuteta tai et ole tyytyväinen lopputulokseen, annamme tietoa vaihtoehtoisista etenemismahdollisuuksista, kuten asian viemisestä johdon käsiteltäväksi tai puolueettomaan sovitteluun.
5. Luottamuksellisuus ja Kostotoimien Kielto
Arbonics sitoutuu säilyttämään luottamuksellisuuden koko valitusprosessin ajan. Valittajan antamat tiedot jaetaan vain niiden henkilöiden kanssa, jotka ovat osallisena valituksen käsittelyssä ja ratkaisemisessa. Varmistamme myös, että yksikään maanomistaja tai sidosryhmä ei kohtaa kostotoimia vilpittömässä mielessä tehdyn valituksen tai huolenaiheen esittämisen vuoksi.
6. Jatkuva Kehittäminen
Pyrimme jatkuvasti parantamaan käytäntöjämme palautteen ja valitusprosessin kautta esiin tulleiden huolenaiheiden pohjalta. Tarkistamme säännöllisesti valitusten käsittelymenettelyjämme varmistaaksemme niiden tehokkuuden, läpinäkyvyyden ja sitoutumisemme eettisiin liiketoimintatapoihin.
Yhteystiedot
Jos sinulla on lisäkysymyksiä tästä menettelystä tai tarvitset apua valituksen tekemisessä, voit ottaa meihin yhteyttä osoitteessa hello@arbonics.com.