Klagomålshantering
Klagomålshantering för markägare och intressenter
Arbonics strävar efter att hålla en transparent och öppen kommunikation med alla markägare och andra intressenter gällande miljömässiga, sociala och andra effekter av vårt arbete. Vi förstår att funderingar och klagomål relaterade till våra koldioxidprojekt kan uppstå, och vi är måna om att hantera dem snabbt, rättvist och öppet. Denna klagomålshantering beskriver de steg som markägare och intressenter kan ta för att rapportera problem och hur Arbonics hanterar och löser dem.
1. Att lämna in ett klagomål
Om du har funderingar eller klagomål gällande Arbonics projekt, policyer eller interaktioner kan du kontakta oss via följande kanaler:
- E-post: Skicka ditt klagomål till hello@arbonics.com. Vänligen skriv "Grievance Submission" i ämnesraden.
- Post: Du kan skicka ett skriftligt klagomål till vårt kontor på: Arbonics Attn: Grievance Resolution Team Telliskivi 60a-8 Tallinn Estland
För att hjälpa oss att hantera ditt ärende effektivt, vänligen ange följande information:
- Ditt fullständiga namn och dina kontaktuppgifter
- En tydlig beskrivning av problemet, inklusive relevanta datum, platser och inblandade personer
- Eventuella stödjande dokument eller bevis, om sådana finns
- Ditt föredragna kontaktalternativ för uppföljning
2. Bekräftelse av klagomål
När vi har tagit emot ditt klagomål kommer Arbonics att:
- Bekräfta mottagandet av ditt klagomål inom 5 arbetsdagar.
- Ge dig ett referensnummer för att kunna spåra statusen på ditt ärende.
- Informera dig om nästa steg i granskningsprocessen.
3. Granskningsprocess
Klagomålet granskas av vårt team för klagomålshantering (Grievance Resolution Team), vilket kan inkludera representanter från olika avdelningar inom Arbonics. Granskningsprocessen omfattar:
- En inledande bedömning för att fastställa klagomålets omfattning och komplexitet.
- Insamling av ytterligare information eller dokumentation från den klagande, om det behövs.
- Genomförande av en intern utredning för att förstå omständigheterna.
Vi strävar efter att slutföra den inledande utredningen och fatta ett beslut inom 30 arbetsdagar efter att vi bekräftat mottagandet. Om granskningsprocessen kräver mer tid kommer vi att informera dig och ge en uppskattad tidsplan för lösningen.
4. Svar och åtgärd
När utredningen är klar kommer Arbonics att:
- Ge ett detaljerat skriftligt svar som beskriver våra slutsatser och förslag på lösning.
- Tydligt kommunicera de steg vi kommer att ta för att åtgärda problemet, inklusive tidsplaner för att genomföra eventuella korrigerande åtgärder.
- Erbjuda den klagande en möjlighet att diskutera resultatet med vårt team för klagomålshantering om ytterligare förtydliganden behövs.
I de fall en lösning inte kan nås eller om du är missnöjd med resultatet, kommer vi att informera om alternativa vägar, vilket kan inkludera eskalering till företagsledningen eller oberoende medling.
5. Konfidentialitet och skydd mot repressalier
Arbonics förbinder sig att upprätthålla konfidentialitet under hela klagomålsprocessen. Information från den klagande kommer endast att delas med de som är direkt involverade i granskningen och lösningen av ärendet. Vi säkerställer också att ingen markägare eller intressent drabbas av repressalier för att ha lämnat in ett klagomål eller uttryckt oro i god tro.
6. Kontinuerlig förbättring
Vi strävar ständigt efter att förbättra våra metoder baserat på den feedback och de funderingar som kommer in via klagomålshanteringen. Vi ser över våra rutiner regelbundet för att säkerställa att de förblir effektiva, transparenta och i linje med vårt engagemang för etiska affärsmetoder.
Kontaktinformation
För ytterligare frågor om detta förfarande eller hjälp med att lämna in ett klagomål, vänligen kontakta oss direkt på hello@arbonics.com.